职场达人高效工作的五个技巧

2017/6/19 9:22:38来源:X职场热度:3989

如果你身上有那么一点拖延症的特质,你一定不止一次深陷于Deadline之前拼命赶工的狂暴状态,也不止一次质疑自己的工作方法是否太低效。  

职场达人高效工作的五个技巧

作为专业的职场人士,面对多项任务和海量信息需要处理,对“时间轴”的概念一定要清晰,错过其中任意一环,很可能引起之后一连串的补救措施…… 

下面介绍笔者常用的五个办公技巧,让我们在高效工作的同时,更愉悦地享受生活:  

整洁舒适的工作台  

所谓工作台,就是自己能长时间在其上工作而不会感到疲惫的书桌,办公桌面是否整洁也在潜移默化地影响你的工作效率。 

环顾一下你的办公桌,上面除了电脑、鼠标外还摆放着什么?  

乱七八糟的纸质文档?开袋的零食?各种**文件?速溶咖啡的包装袋?  

快抽时间整理整理你那乱七八糟的桌面吧!  

除了以下物品,桌面上的其他东西请收到你的储物柜:  

笔记本+圆珠笔:方便进行会议记录或思路整理;  

台历:将重要工作任务Deadline标注在上;  

便利贴:辅助台历进行工作任务备忘;  

文件收纳盒:将工作中大量的纸质文件整理收纳、也可摆放眼镜盒等杂物。  

及时清空收件箱  

谷歌前高级副总裁乔纳森·罗森伯格在任职期间,为谷歌完善了人才招聘制度与营销流程,而他的高效办公秘籍就是在2小时内清空自己的Inbox(收件箱)。  

“及时清空收件箱不仅能帮助自己的大脑保持高速运转,也能帮助节省那些需要你回复后才能行动的同事的宝贵时间,这在竞争激烈的行业中非常必要。”  

不论你从事什么工作,每天接收大量邮件和附件是不可避免的。及时清空收件箱也能保证及时得到最新的工作进展反馈。  

补充一句,为邮件贴上合适的标签,再搜索邮件时,就不必为想不起邮件标题而头疼了。  

你还可以利用邮件中的Calendar(日历功能)来记录每日工作时间分配,更加直观地掌控自己的时间,让宝贵时间用在刀刃上: 

文件整理上,做个处女座  

“处女座怎么了?处女座整理文件就是干!净!利!落!”  

如果你有过花费半小时在电脑中找一份文档的经历,你就一定会非常认可在文件整理上做到一丝不苟的必要性。  

“上个月做的活动方案放哪里去了?”  

“我记得我拷贝过在A君的电脑上,去问他要?”  

(A君内心)Don**39;tbothermeagain!!!  

为防止这类令人抓狂的情况出现,除了日常注意文件的归类整理外,你也可以选择使用一些同步盘来进行文档的收集管理。  

比如Dropbox、坚果云,可以在所有平台上自动同步办**件,并通过链接/邮件分享给同事伙伴。  

对于需要经常出差的人来说,同步盘可以很好地帮助其在所有设备上都能访问工作文件。  

当然,首先要做到的还是桌面文件的有序整理。  

试想一下你的文件夹都整理得如此干净利落,你周围的处女座同事们会多么的爱你:  

巧用电脑快捷键  

我们平时最常接触到的工作文件是什么?一定是Office文档,我们花费大量工作时间新建、打开、编辑、修改Office文档。  

抛开一些长篇大论的效率技巧不谈,善用电脑上的“快捷键”也能帮助你于细微处有效节省时间:  

最常用:  

win+D:返回桌面  

win+M:最小化当前所有窗口  

Alt+F4:关闭当前程序  

Ctrl+A/C/V/X/Z:全选/复制/粘贴/剪切/撤销  

在Office文档中:  

Ctrl+N/L/R/E:新建/左对齐/右对齐/居中对齐  

Ctrl+B/I/U:加粗/斜体/下划线  

Ctrl+Enter/S:换页/保存文档  

按住Alt,纵向选择文档内容:  

大脑是用来思考,不是用来记忆的  

我们的工作和生活节奏在不断加快,越来越多的职场人士使用一些App软件帮助自己适应愈加快节奏的职场生活,而这的确有效。  

以下部分软件推荐:  

清单类:滴答清单、奇妙清单(记录每日待办事项/截止日期,将大脑清空,有更多精力去思考);  

项目管理类:Omnifocus(知识管理软件鼻祖,只适用于iOS系统,更适合有多项目多任务需同时处理的朋友);  

实用软件类:ScannerPro(纸质文档扫描后电子化)、录音宝(音频录音转文档),PDFExpert(ios平台上最好用的PDF阅读器,充电时间不要忘记哟)、Dropbox(全平台文件同步,需**使用)、坚果云(全平台文件同步)、印象笔记(可当笔记也可当待办使用)、Pocket(平时看到的好的文章都可以放进来,找出一整段时间专注地阅读) 

思维导图类:Xmind(Windows)、iThoughts(iOS)、Mindjet(安卓)、帮助理清工作思路、记录灵感,适合在会议脑暴时使用,对于思路开阔非常有帮助,使用示例(此种简易图形,一两分钟内可完成):  

这5个工作习惯虽然不一定能帮助你改头换面重新走上职业巅峰,但是一定能在日常工作中帮助你提高自己的工作效率和专注度,值得一试。